Вообще при работе с любой
информацией, а уж с управленческой в первую очередь, первоочередное значение
имеет ее качество. Она обеспечивается на этапе ввода первичных данных путем их
контроля. Желательно, чтобы такой контроль охватывал по возможности
максимальное количество введенных данных на соответствие их реальных значений.
Для хранения данных принято использовать базы данных, которые имеют мощные
средства для осуществления контроля данных. Excel относится к другому классу
задач, решение которых не всегда нуждается в мощных средствах контроля, вместе
с тем и в Excel проблема достоверности данных имеет первостепенное значение.
Одним из средств контроля
данных Excel может быть использование списков. Всегда более удобным вариантом
ввода данных является выбор их из заранее созданного списка, а не набором с
клавиатуры. Такой вариант сокращает время на их введение, а – главное – сводит
к нулю вероятность ошибок пользователя, во всяком случае, орфографических.
Excel имеет специальные
средства для создания списков данных. Алгоритм создания списка таков:
1. Выбрать диапазон ячеек, в
котором ввод данных будет осуществляться путем выбора из списка. Как правило,
табличный вид данных предусматривает выделение каждому реквизиту отдельного
столбца, потому целесообразно выделить его полностью.
2. Перейти на ленту "Данные" и из меню кнопки "Проверка
данных" выбрать одноименный пункт. Появится окно "Проверка вводимых
значащийся".
3.
На вкладке "Параметры" в списке "Тип данных" выбрать
пункт "Список".
4.
В поле "Источник" определить диапазон ячеек, которые будут
элементами списка, учитывая, что каждый элемент списка будет занимать отдельную
ячейку.
5.
Нажать
"OK".
6.
Выбрать элементы
из предварительно созданного списка.
После этого установка
курсора на ячейку, в которой ввод данных будет осуществляться путем выбора из
списка, приводит к появлению справа от нее кнопки выбора списка, при щелчке на
которой открывается список для выбора. Для ввода данных достаточно просто выбрать
из списка нужный элемент.
Созданный список не
является статическим, его можно редактировать, добавлять новые элементы, удалять
ненужные. Для выполнения этих и других действий со списком необходимо выполнить
описанный выше алгоритм и изменить диапазон ячеек списка.
Смотри также:
- Как поставить пароль на открытие файла в Excel. http://fetisovvs.blogspot.com/2016/12/excel-office-excel.html
- Как найти циклическую ссылку? http://fetisovvs.blogspot.com/2014/12/excel_22.html
- Надстройка Excel для создания колонитулов одновременно на нескольких листах книги. http://fetisovvs.blogspot.com/2015/09/excel-office-excel.html
- 9 малоизвестных фишек для бизнеса в Excel . http://fetisovvs.blogspot.com/2016/06/9-excel-office-excel.html
Комментариев нет:
Отправить комментарий