Избранное сообщение

Фетісов В. С. Комп’ютерні технології в тестуванні. Навчально-методичний посібник. 2-ге видання, перероблене та доповнене / Мои публикации

В 10-х годах я принимал участие в программе Европейского Союза Tempus "Освітні вимірювання, адаптовані до стандартів ЄС". В рамк...

Благодаря Интернету количество писателей и поэтов увеличивается в геометрической прогрессии. Поголовье читателей начинает заметно отставать.

вторник, 4 апреля 2017 г.

Создание шаблонов документов в Word / Office. Word

Достаточно часто пользователям приходится иметь дело с формированием и печатью документов установленной формы. Хорошо, если такой документ есть, например, в составе какой-то информационной системы и к нему обеспечен простой доступ. Но как быть в том случае, если необходимо срочно формировать такие документы, а форма для их создания отсутствует? Word предоставляет возможность самостоятельно создавать документы определенной формы. Для этого используется особый тип документа, называемый формой. Форма – это документ, в котором позволяется вводить информацию только в заранее определенные области, называемые полями. Таким образом, необходимо создать форму документа, а потом использовать ее для формирования документа, естественно, с разным содержимым.
Для этого необходимо создать шаблон. Уже само название «шаблон» характеризует назначение создаваемого документа: он будет содержать только постоянную неизменную информацию, которая может быть как текстовой, так и графической (например, логотип).

Создание шаблона выполняется так.
1.    Из меню кнопки «Office» выбрать команду «Создать», что повлечет появление окна «Создание документа». 



2. В группе «Шаблоны» выбрать пункт «Мои шаблоны», после чего появится окно «Создать», в котором необходимо будет установить переключатель в положение «Создать: шаблон» и щелкнуть пиктограмму «Новый документ».



3. Щелчок кнопки «ОК» приведет к появлению нового документа с названием «Шаблон».

Далее следует создать макет формы (шаблон), который содержит всю постоянную информацию документа. Этот текст всегда будет присутствовать при создании нового документа, оставаясь неизменным.

Следующим этапом создания шаблона является добавление в него в нужных местах полей, в которых пользователь и будет вводить переменную информацию. Для создания полей применяются инструменты специальной вкладки «Разработчик», которая по умолчанию отсутствует. Для ее отображения следует произвести такие действия:
1.  Щелкнуть кнопку «Office» и выбрать пункт «Параметры Word».
2. Выбрать пункт самые «Основные».
3. Установить флажок для поля-метки «Показывать вкладку "Разработчик" на ленте"».



Создание шаблона осуществляется на вкладке «Разработчик» в режиме конструктора, для чего на ленте следует щелкнуть одноименную кнопку.
Word предоставляет возможность создания в форме нескольких типов элементов управления, среди которых главную роль играют три поля. Доступ к элементам управления осуществляется из группы «Элементы управления».



Текстовое поле. Поле, в которое вводится любая текстовая информация, например, фамилия, адрес. Такое поле используется чаще всего.
Поле даты. Поле, в каком данные вводятся в виде дат, например, дата рождения. Нажатие кнопки "Свойства” открывает окно, в котором можно изменять свойства даты, например, ее вид, формат отображения.


Поле со списком похоже на текстовое поле. Однако в это поле нельзя непосредственно ввести текст. Вместо этого пользователь должен выбрать нужный вариант из заранее составленного списка, то есть это поле с ограниченным набором возможных значений. Поля-списки удобны для полей, названия которых, с одной стороны, известны, а с другой – являются достаточно длинными для непосредственного ввода с клавиатуры. Кроме того, использование таких полей позволяет свести к минимуму грамматические ошибки при вводе информации. Для формирования списка элементов поля следует щелкнуть кнопку "Свойства", и в окне свойств вводить в поле "Свойства раскрывающегося списка" элементы, отделяя их щелчком кнопки "Добавить".

Список кнопки “Формы предыдущих версий” дает возможность обратиться к элементам, которые использовались в предыдущих версиях Word. Среди них, в частности, интерес представляет поле флажка. Поле флажка – это поле, в котором можно установить или снять флажок. Применяется поле такого типа для реквизитов, которые имеют два альтернативных значения, например, предполагают ответ "Да" или “Нет".

Сформированный шаблон следует обязательно защитить от возможных изменений со стороны пользователя. Наиболее простой вариант защитить шаблон осуществляется нажатием кнопки "Защитить документ", что приведет к появлению боковой панели "Ограничить форматирование и редактирование". В нем в списке "Ограничения на редактирование" следует выбрать пункт "Ввод данных в поля форм" и щелкнуть кнопку "Да, включить защиту".



После этого пользователь не сможет изменять постоянную часть формы, заполняя информацию только поля формы. Если возникает необходимость внести в форму шаблона изменения, то следует снять защиту. Проще всего можно это сделать опять-таки щелкнув кнопку "Защитить документ", а потом – "Отключить защиту". Но после внесения изменений в шаблон его обязательно нужно снова защитить.

Готовую форму-шаблон хранят в скрытой папке "Шаблоны" (c:\Users\Имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Шаблоны\), при этом созданный документ-шаблон имеет расширение .DOTM.
Для создания документа на базе шаблона следует произвести практически те же действия, что и при создании шаблона:
1.    Из меню кнопки "Office" выбрать пункт "Создать".
2.    Выбрать в группе "Шаблоны" пункт "Мои шаблоны", после чего появится окно "Шаблоны". 


3. В окне "Создание документа" выбрать нужный шаблон, щелкнув на нем.
4. Щелкнуть кнопку "Создать: документ", что повлечет к появлению нового документа, содержимое которого определяется созданным шаблоном.
После этого заполняем поля нужной информацией, печатаем и при необходимости – сохраняем.


Кстати, рассмотренный механизм создания шаблона позволяет использовать стандартные печатные бланки. Для этого надо сформировать шаблон так, чтобы поля формы точно совпадали с полями стандартного бланка. Для того, чтобы напечатать заполненную форму на бланке, следует обратиться к параметрам Word, открыть вкладку "Дополнительно" и в группе "При печати этого документа" установить флажок для поля-метки "Печатать только данные из формы". В результате Word будет печатать на бланке только данные из полей формы. Если шаблон формы строго соответствует печатному бланку, то и данные будут впечатаны в нужные места бланка.

Смотри также:

Автор: на

Комментариев нет:

Отправить комментарий